Сколько лет ИП должен хранить КУДиР?

КУДиР – книга учета доходов и расходов – является основным налоговым регистром индивидуального предпринимателя. Это именно тот документ, на основании записей в котором рассчитывается большинство налогов (НДФЛ, НДС, УСН, ЕСХН). А ещё он подтверждает правомерность использования некоторых систем налогообложения (тот же УСН или патент).

Что говорит Налоговый кодекс о таких документах? Читаем статью 23 об обязанностях налогоплательщиков:

С чем связан такой срок? С тем, что мероприятия налогового контроля (проверки) могут проводиться за трехлетний период. Тот же трехлетний период предусмотрен и для привлечения к ответственности за налоговые правонарушения.

Так что КУДиР хранится в течение четырех лет.

Кроме того, можно вспомнить о том, что статья 346.18 Налогового кодекса РФ позволяет плательщику, использующему упрощенку с видом «доходы за минусом расходов», переносить убытки прошлых лет – уменьшать базу текущего периода, что позволяет снижать налог и весьма существенно. Делать это позволено в течение 10 лет с момента образования убытков.

Аналогичным правом обладают и плательщики единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН).

Правильность переноса убытков налоговики, естественно, будут проверять. И величину убытка нужно будет чем-то подтверждать – той же КУДиР, например. Следовательно, её придётся сохранять в течение всего этого периода.

Получается, что плательщики УСН и ЕСХН (особенно пользующиеся правом переноса убытков прошлых лет) должны хранить КУДиР не менее 11 лет (а еще лучше – 15-ти).

Что может случиться, если этого «несерьезного» документа у предпринимателя не окажется?

Если КУДиР потребуют в ходе проверки (любой) – то за его непредставления предпринимателя ждёт штраф по статье 126 Налогового кодекса: в размере 200 рублей.

А если КУДиР не найдётся в ходе выездной проверки (то есть когда проверяющие ведут проверку непосредственно у самого бизнесмена), то штраф будет посерьезней. Ведь книга относится к налоговым регистрам – документам, на основании которых исчисляются налоги, – поэтому её отсутствие приравнивается к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов. За такое нарушение статья 120 Налогового кодекса РФ предусматривает 10 тысяч рублей штрафа; если книги нет более, чем за один год, то штраф возрастет до 30 тысяч; а если налоговики докажут, что отсутствие учета привело к занижению налогов, то штраф составит не менее 40 тысяч. Всё серьезно.