Почему оценка в зачетке не имеет смысла, если нет ее в экз листе?

Потому что в деканате первичным документом является экзаменационная ведомость, и если в ней отсутствует запись о полученной студентом оценке, то наличие таковой записи в зачетке может рассматриваться лишь как повод обратиться за разъяснениями к преподавателю. Если он подтвердит сдачу экзамена и внесет запись в ведомость - вопрос закрыт, если не подтвердит и откажется внести запись в ведомость, экзамен/зачет считаются не сданными.

Потому что в декант и дальше , в учебную часть , сдают ведомости с оценками и подписью преподавателя , эти результаты рассылаются уже в бухгалтерию для продления вашей стипендии , и на основании этой ведомости готовится приказ о переводе вас на следующий курс или успешном закрытии семестра.