Как правильно создать электронную почту для организации работы в фирме?

Количество почтовых ящиков должно зависеть от количества самих менеджеров и от выполняемых ими функций - по работе с клиентами, по продажам, закупками, рекламе и т.д. Если обязанности различны, то разумней было бы сделать несколько ящиков, чтобы не смешивать поступающую почту. Конечно, можно настроить сортировку в одном почтовом ящике, чтобы входящая почта "раскладывалась" по папкам, но для этого практически для каждого письма придется вручную настраивать фильтрацию.

Также создать еще один почтовый ящик, так сказать "контрольный", куда собирать всю почту, приходящую менеджерам. Это поможет отслеживать поступившие заявки, жалобы, претензии и контролировать ответы менеджеров, обязав их копию ответа отправлять на этот адрес.

На каком сервисе предпочтительней сделать - решать Вам. Посмотрите, какой интерфейс удобней и понятней в использовании - Yandex, Mail.ru. Я посоветовала бы использовать почту Google - gmail.com.

Если использовать эти сервисы, то название компании в любом случае будет находиться до значка @ - prodazha.firma@gmail.com.

В том случае, если Вы хотите почтовый адрес prodazha@firma.ru, то ящики надо создавать на почтовых хостингах. Или зарегистрировать свой домен и воспользоваться услугой "Корпоративная почта" в вышеперечисленных сервисах.

Программы - почтовые клиенты? Тут опять-таки на Ваше усмотрение. Можно воспользоваться The Bat (платная), Mozilla Thunderbird (бесплатная). Использовать для корпоративной почты Outlook Express не желательно, так как эта программа наиболее уязвима для вирусов.