Должен именинник проставляться за день рождения, как ему это лучше сделать?

Никто ничего не должен. Это собственное решение. Если человек работает в коллективе, который его уважает и ценит, то почему бы и не проставиться. Я приношу вкусняшки на работу в такой день. Попойки у нас не приветствуют.